10 Tipps für eine effiziente Zeitplanung im stressigen Arbeitsalltag

Zeitplanung – viele Menschen tun sich sehr schwer damit, ihre Arbeitszeit effizient und stressfrei zu nutzen. Termine, Meetings, E-Mails und Anfragen bestimmen unseren Arbeitsalltag. Alles zu koordinieren ist nicht immer leicht.

[Gastbeitrag von Kerstin Schmidt]

Damit dieser Stress nicht irgendwann zu einem Burnout führt, sollten Sie sich mit guter Zeitplanung beschäftigen. Das hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten und einen klaren Kopf zu bewahren.

Menschen, die ihre Zeit gewissenhaft planen, sind abends zufriedener. Sie sehen, was sie am Tag alles geschafft haben und machen sich keine Sorgen, was für den morgigen Arbeitstag alles ansteht – denn das haben sie bereits fein säuberlich notiert.

Wir haben 10 hilfreiche Tipps für Sie, wie Sie Ihren Arbeitsalltag zeiteffizient planen und am Ende einen zufriedenen Feierabend genießen können.

Zeitplanung
Zeitplanung

1. Überblick über die Tagesplanung verschaffen

Das Erste was Sie morgens tun sollten, ist sich einen Überblick zu verschaffen. Den Plan, den Sie gestern vor Feierabend erstellt haben, genau anzusehen. Was steht heute an? Welche Aufgaben sind besonders wichtig?

2. E-Mails anschauen und bearbeiten

Schauen Sie in Ihre E-Mails. Es könnte eine wichtige Nachricht von Ihrem Chef, Teamkollegen oder dem Kunden angekommen sein. E-Mails sind außerdem der größte Effizienzkiller. Wer ständig bei einer neuen E-Mail benachrichtigt wird, lässt sich dauerhaft von der eigentlichen Aufgabe ablenken.

Sortieren und beantworten Sie Ihre E-Mails in bestimmten Zeitfenstern, beispielsweise alle zwei Stunden, direkt bei Arbeitsbeginn oder kurz vor Feierabend.

3. Nutzen Sie ein Planungsinstrument

Zuerst müssen Sie herausfinden, mit welchem Planungstool Sie am besten arbeiten können. Es gibt zahlreiche digitale Tools, welche sich auch mit dem Handy verbinden lassen, oder gemeinsam genutzt werden können. Die gute alte handschriftliche To-Do-Liste ist allerdings immer noch sehr beliebt.

Wichtig ist es, dass Sie nur EIN Planungsinstrument verwenden. Bei mehreren können Sie keinen klaren Überblick mehr haben.

Ein paar Beispiele:

• Trello

• Asana

• Wunderlist

• Klassische handgeschriebene To-Do-Liste

• Outlook

4. Kategorisieren Sie die To-Do’s

Haben Sie sich für ein Planungsinstrument entschieden, sollten Sie Ihre To-Do’s kategorisieren. Faustregel: Das Wichtigste muss zuerst erledigt werden.

Idealerweise haben Sie drei größere To-Do’s am Tag und dann noch drei kleinere, die Sie zwischendurch erledigen können.

5. Das Wichtigste muss zuerst erledigt werden

Effektivität bedeutet gleichzeitig auch, sich Ziele zu setzen. Eine Zeitmanagement-Regel besagt: Das Wichtigste muss zuerst erledigt werden. Alles andere folgt danach.

Setzen Sie also die wichtigste Aufgabe des Tages an die erste Stelle Ihrer To-Do-Liste. Egal wie unangenehm diese Aufgabe auch ist, sie fassen nichts anderes an, bevor diese nicht erledigt ist.

6. Leistungskurve beachten

Bei der Zeitplanung ist es auch wichtig, auf den eigenen Biorhythmus zu achten. Haben Sie nach der Mittagspause immer ein richtiges Formtief? Dann sollten Sie das Gespräch mit dem Chef nicht unbedingt in diese Zeitspanne legen.

Sie sind ein Morgenmensch? Perfekt. Die wichtigste Aufgabe muss sowieso als erstes erledigt werden und wer weiß, wo seine „Hochs“ und „Tiefs“ liegen, kann effizienter seine Arbeitszeit planen.

7. Wechseln Sie die Tätigkeiten

Kein Mensch kann effizient fünf Stunden am Stück einen kreativen Text verfassen. Oder non-Stopp ein Telefonat nach dem anderen führen. Für gutes Zeitmanagement planen Sie Ihre Tätigkeiten so, dass Sie öfters wechseln.

Nach dem Telefonat mit dem Kunden folgt beispielsweise erstmal das Beantworten der E-Mails. Danach das Schreiben eines Angebotes. Und nun die Mittagspause, bevor Sie danach wieder Ihre E-Mails beantworten.

8. Pufferzeiten einplanen

Die 20-20-60-Regel besagt, dass Sie lediglich 60 Prozent Ihrer zur Verfügung stehenden Zeit fest einplanen sollen. Die restlichen 40 Prozent werden je zur Hälfte für unerwartete Störungen verwendet. Wenn beispielsweise ein Telefonat länger dauert, als gedacht. Oder der Kollege dringend Hilfe benötigt.

Weitere Tipps:

• Bürotür schließen

• Handy auf lautlos stellen / Flugmodus

• E-Mail-Programm ausstellen

• Kopfhörer aufsetzen

10. Planen Sie den kommenden Tag

Bevor Sie in den wohlverdienten Feierabend gehen, planen Sie noch die To-Do’s des nächsten Tages. Alle Aufgaben, die Sie heute nicht geschafft haben, kommen auf die Liste von morgen. Bei digitalen Planungsinstrumenten lassen sich die Aufgaben sehr leicht einfach rüberschieben.

Das hilft Ihnen auch, alles Wichtige aus dem Kopf zu bekommen, um Ihren Feierabend anständig genießen zu können. Außerdem gibt Ihnen das Abhaken der To-Do’s des heutigen Tages ein gutes Gefühl.

Kerstin Schmidt
Content Managerin und erfahrene Ghostwriterin

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.